Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Übersicht über den Verkaufs- und Einkaufsworkflow in Dolibarr

  3. Aktivieren von Verkaufs- und Einkaufsmodulen

  4. Verwalten des Produkt- und Servicekatalogs

  5. Erstellen und Verwalten von Verkaufsangeboten

  6. Vom Angebot zum Auftrag: Kundenaufträge verwalten

  7. Erstellen und Validieren von Verkaufsrechnungen

  8. Abwicklung von Kundenzahlungen und -abrechnungen

  9. Verwalten von Kaufanfragen und Bestellungen

  10. Empfang von Produkten und Verwaltung von Lieferantenlieferungen

  11. Erfassung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen

  12. Verkäufe und Käufe in mehreren Währungen

  13. Rabatte, Steuern und Handelsbedingungen

  14. Bestandsverwaltung im Verkauf und Einkauf

  15. Verknüpfen von Dokumenten: Vollständige Rückverfolgbarkeit des Lebenszyklus

  16. Berichte und Analysen zu Verkaufsaktivitäten

  17. Berichte und Analysen zu Käufen

  18. Workflow-Automatisierung und geplante Aufgaben

  19. Integration mit CRM, Buchhaltung und Inventar

  20. Best Practices und abschließende Empfehlungen

1. Einleitung

Verkaufs- und Einkaufsprozesse sind das Herzstück jedes Unternehmens. Dolibarr ERP/CRM bietet eine strukturierte, durchgängige Umgebung für die Verwaltung dieser Vorgänge mit voller Transparenz und Kontrolle. Dieser Leitfaden geht detailliert auf jeden Schritt der Verkaufs- und Beschaffungsverfolgung in Dolibarr ein, von Angeboten bis hin zu Zahlungen, und behandelt Workflows, Konfigurationen und Best Practices.

2. Übersicht über den Verkaufs- und Einkaufsworkflow in Dolibarr

Dolibarr verarbeitet Verkäufe und Käufe als miteinander verbundene, aber unterschiedliche Arbeitsabläufe:

  • Verkauf Ablauf: Angebot → Bestellung → Rechnung → Zahlung

  • Kaufen Ablauf: Anfrage → Bestellung → Empfang → Lieferantenrechnung → Zahlung

Jedes Dokument baut auf dem vorherigen auf und gewährleistet so Rückverfolgbarkeit und Datenkonsistenz.

3. Aktivierung von Verkaufs- und Einkaufsmodulen

Bevor Sie diese Prozesse verwalten können:

  • Navigieren Home > Setup > Module/Anwendungen

  • Freischalten:

    • Verkaufsvorschläge

    • Kundenbestellungen

    • Kundenrechnungen

    • Kauforder

    • Lieferantenrechnungen

Sie können außerdem Folgendes aktivieren:

  • Lagerverwaltung

  • Margin-Modul

  • Mehrwährungs ggf.

4. Verwalten des Produkt- und Dienstleistungskatalogs

Alle Verkäufe und Käufe drehen sich um definierte Produkte und Dienstleistungen:

  • Gehe zu Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt oder neue Dienstleistung

  • Definieren:

    • Referenzcode

    • Beschreibung

    • Typ (Produkt oder Dienstleistung)

    • Verkaufs- und Kaufpreis

    • Steuersätze

Ordnen Sie Produkte Kategorien zu und verwalten Sie Lieferantenlinks für Einkaufszwecke.

5. Erstellen und Verwalten von Verkaufsangeboten

Verkaufsvorschläge sind typischerweise der erste Schritt im Kunden-Workflow:

  • Navigieren Gewerbe > Angebote > Neues Angebot

  • Wählen Sie einen Kunden aus, fügen Sie Zeilen für Produkte oder Dienstleistungen hinzu

  • Rabatte oder Steueranpassungen anwenden

  • Speichern und validieren Sie den Vorschlag

Sie können eine PDF-Datei zum Versenden per E-Mail erstellen und Folgemaßnahmen über die Tagesordnung protokollieren.

6. Vom Angebot zum Auftrag: Kundenaufträge verwalten

Sobald der Vorschlag angenommen wurde:

  • Klicke Auftrag aus Angebot erstellen

  • Mengen und Liefertermine anpassen

  • Bestätigen Sie die Bestellung und benachrichtigen Sie den Kunden

Verfolgen Sie den Status jeder Bestellung (Entwurf, bestätigt, versendet) anhand der Bestellkarte.

7. Erstellen und Validieren von Verkaufsrechnungen

So stellen Sie eine Rechnung aus:

  • Erstellen Sie es aus dem Kundenauftrag oder manuell

  • Zahlungsbedingungen, Hinweise und Bankdaten hinzufügen

  • Bestätigen Sie die Rechnung, um die Nummerierung abzuschließen

Rechnungen können heruntergeladen, per E-Mail versendet oder automatisch archiviert werden.

8. Abwicklung von Kundenzahlungen und Abrechnungen

Erfassen Sie Zahlungen über:

  • Verkauf > Rechnungen > Zahlung erfassen

  • Wählen Sie das Bankkonto und die Zahlungsmethode

  • Teil- oder Vollzahlungen erfassen

Dolibarr verfolgt offene Salden und überfällige Rechnungen. Sie können Transaktionen mit Ihrer Bank abgleichen und bei Bedarf Verzugsgebühren erheben.

9. Verwaltung von Kaufanfragen und Bestellungen

So leiten Sie einen Kauf ein:

  • Erstellen Sie Kaufangebot or Auftragsbestätigung aus dem Lieferantenstammsatz

  • Artikel mit Menge, Preis und voraussichtlicher Lieferzeit hinzufügen

  • Bestätigen Sie die Bestellung

Bestellungen können ausgedruckt, per E-Mail versendet oder mit Anhängen an Lieferanten gesendet werden.

10. Empfang von Produkten und Verwaltung von Lieferantenlieferungen

Bei Warenerhalt:

  • Öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf Empfang erstellen

  • Empfangsmengen pro Position eingeben

  • Bestätigen Sie, dass der Bestand automatisch aktualisiert wird (wenn die Bestandsaufnahme aktiviert ist).

Dieser Schritt ist für die Bestandsgenauigkeit von entscheidender Bedeutung und löst die Erstellung der Lieferantenrechnung aus.

11. Erfassung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen

Erstellen Sie eine Lieferantenrechnung aus einer validierten Bestellung oder manuell:

  • Zeilen mit Bestellung oder Lieferschein abgleichen

  • Zahlungsbedingungen und Steuerdetails hinzufügen

  • Zahlung validieren und erfassen unter Einkauf > Lieferantenrechnungen

Ausstehende Rechnungen und fällige Zahlungen können Sie in der Lieferantenstatistik verfolgen.

12. Verkäufe und Käufe in mehreren Währungen

Aktivieren Sie Multiwährung über Setup > Währung:

  • Wechselkurse definieren

  • Währung pro Kunde/Lieferant festlegen

  • Dolibarr berechnet und konvertiert Werte während Transaktionen

Währungsdifferenzen werden für die Finanzberichterstattung erfasst.

13. Rabatte, Steuern und Handelsbedingungen

Dolibarr unterstützt:

  • Einzelpostenrabatte

  • Globale Bestellrabatte

  • Steueraufschlüsselung nach Gerichtsbarkeit

  • Vordefinierte Handelsklauseln (z. B. Incoterms)

Konfigurieren Sie diese unter Setup > Wörterbücher und weisen Sie die Ausfälle je Drittpartei zu.

14. Bestandsverwaltung im Verkauf und Einkauf

Wenn das Lagermodul aktiviert ist:

  • Die Produktmengen werden bei Lieferung/Empfang automatisch angepasst

  • Warnmeldungen können auf niedrige Lagerbestände hinweisen

  • Lagerbewegungen werden pro Lager protokolliert

Die Aktienbewertung spiegelt sich in Finanzübersichten wider.

15. Verknüpfen von Dokumenten: Vollständige Rückverfolgbarkeit des Lebenszyklus

Dolibarr gewährleistet die Rückverfolgbarkeit aller Dokumente:

  • Angebot → Bestellung → Rechnung → Zahlung

  • PO → Empfang → Lieferantenrechnung → Zahlung

Jedes Dokument ist mit Navigationsschaltflächen und Verlaufsprotokollen auf seine Quelle und Nachfolger verlinkt.

16. Berichterstattung und Analyse der Verkaufsaktivitäten

Der Kommerziell > Statistik:

  • Umsatz nach Kunde oder Produkt anzeigen

  • Analysieren Sie monatliche oder jährliche Trends

  • Verfolgen Sie die leistungsstärksten Vertriebsmitarbeiter

Exportieren Sie Daten für erweiterte Analysen oder erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards mit externen Tools.

17. Berichte und Analysen zu Käufen

Nutzen Sie Einkauf > Statistik:

  • Überprüfen Sie die Lieferantenausgaben

  • Identifizieren Sie die Preisentwicklung im Zeitverlauf

  • Vergleichen Sie die Lieferzeiten der Anbieter

Berichte helfen bei der Optimierung von Beschaffungsstrategien und Budgetplanung.

18. Workflow-Automatisierung und geplante Aufgaben

Automatisieren Sie Erinnerungen und Aufgaben:

  • Konfigurieren wiederkehrender Rechnungen

  • Verwenden Sie geplante Jobs für Bestandsaktualisierungen oder die Rechnungserstellung

  • Automatisieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen bei überfälligen Zahlungen

Richten Sie Cron-Tasks ein, um diese Prozesse regelmäßig auszuführen.

19. Integration mit CRM, Buchhaltung und Inventar

Verkaufs- und Einkaufsmodule sind verbunden mit:

  • CRM: Leads in Angebote umwandeln

  • Buchhaltung: Journaleinträge generieren

  • Lagerbestand: Lagerbestand anpassen und Standorte verfolgen

Dadurch wird sichergestellt, dass kommerzielle Aktivitäten im gesamten System widergespiegelt werden.

20. Best Practices und abschließende Empfehlungen

  • Halten Sie Ihren Produkt-/Dienstleistungskatalog auf dem neuesten Stand

  • Dokumente zeitnah validieren, um Engpässe zu vermeiden

  • Segmentieren Sie Kunden und Lieferanten mithilfe von Kategorien

  • Schulen Sie Ihr Personal hinsichtlich der Konsistenz der Dateneingabe

  • Regelmäßige Überprüfung der Zahlungs- und Lieferaufzeichnungen

Durch die Befolgung strukturierter Arbeitsabläufe wird Dolibarr zu einer zuverlässigen Informationsquelle für Ihre Geschäftsabläufe.