Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das für alle Unternehmen gilt, die personenbezogene Daten von Personen innerhalb der Europäischen Union (EU) verarbeiten. Die DSGVO ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und soll Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten geben und gleichzeitig strengere Richtlinien zum Datenschutz durchsetzen. Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu hohen Geldstrafen und Reputationsschäden führen. Für Unternehmen, die ERP-Systeme wie Dolibarr verwenden, ist die Einhaltung der DSGVO nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch unerlässlich, um das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern aufrechtzuerhalten.

Dolibarr, eine beliebte Open-Source-ERP- und CRM-Lösung, wird von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in ganz Europa häufig verwendet. Obwohl Dolibarr leistungsstarke Tools zur Verwaltung von Kundendaten bietet, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Plattform so konfiguriert und verwaltet wird, dass sie den DSGVO-Vorschriften entspricht. In diesem ausführlichen Artikel untersuchen wir, wie Dolibarr DSGVO-konform gemacht werden kann, und beschreiben Best Practices, Tools und Konfigurationen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Einhaltung der europäischen Vorschriften.

Was ist die DSGVO und warum ist ihre Einhaltung wichtig?

Die DSGVO ist ein Datenschutzgesetz, das die persönlichen Daten von Personen in der EU schützen soll. Sie gilt für alle Unternehmen, die persönliche Daten von EU-Bürgern verarbeiten oder speichern, unabhängig davon, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Zu den persönlichen Daten zählen alle Informationen, die eine Person identifizieren können, wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IP-Adressen und mehr.

Zu den wichtigsten Aspekten der DSGVO gehören:

  • Rechte der betroffenen Person: Einzelpersonen haben das Recht auf Zugriff, Korrektur, Löschung und Einschränkung der Nutzung ihrer Daten.
  • Datenschutz durch Design: Unternehmen müssen Privatsphäre und Datenschutz von Anfang an in ihre Systeme und Prozesse integrieren.
  • Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen: Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden den zuständigen Behörden melden.
  • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Unternehmen müssen für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten über eine Rechtsgrundlage verfügen, etwa eine Einwilligung, die Vertragserfüllung oder gesetzliche Verpflichtungen.
  • Datenminimierung: Unternehmen sollten nur die für einen bestimmten Zweck erforderlichen Daten erheben und sie nicht länger als nötig aufbewahren.

Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu Geldbußen von bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Daher ist es für Unternehmen, die Dolibarr verwenden, von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass ihr ERP-System die DSGVO-Anforderungen erfüllt.

Wichtige Schritte zur DSGVO-Konformität von Dolibarr

Um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, müssen Dolibarr-Benutzer mehrere wichtige Maßnahmen ergreifen, darunter die Konfiguration der Plattform für den Datenschutz, die Verwaltung des Benutzerzugriffs und die Gewährleistung der Datensicherheit. Hier sind die detaillierten Schritte, um Ihr Dolibarr-ERP-System mit der DSGVO kompatibel zu machen.

1. Implementieren Sie Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Eines der Grundprinzipien der DSGVO ist das Konzept der Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche VoreinstellungenDas bedeutet, dass Unternehmen Privatsphäre und Datenschutz während des gesamten Datenlebenszyklus berücksichtigen müssen – von der Erfassung bis zur Verarbeitung und Speicherung.

a) Minimieren Sie die Datenerfassung

Stellen Sie beim Einrichten von Dolibarr sicher, dass Sie nur die für Ihre Geschäftsprozesse erforderlichen personenbezogenen Daten erfassen. Dies wird als Datenminimierung. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise nur den Namen und die E-Mail-Adresse eines Kunden benötigt, um Rechnungen zu versenden, vermeiden Sie die Erfassung unnötiger Informationen wie Geburtsdaten oder Sozialversicherungsnummern.

  • Gehen Sie zu Setup > Module/Anwendungen und überprüfen Sie die Einstellungen für Module, die personenbezogene Daten erfassen (z. B. CRM, Vertrieb, Rechnungen).
  • Stellen Sie sicher, dass beim Erfassen von Kundeninformationen nur die unbedingt erforderlichen Felder ausgefüllt werden müssen. Geben Sie bei optionalen Feldern deutlich an, dass es sich nicht um Pflichtfelder handelt.

b) Konfigurieren von Datenaufbewahrungsrichtlinien

Gemäß der DSGVO dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nicht länger als nötig speichern. Mit Dolibarr können Benutzer Datenaufbewahrungsfristen konfigurieren und so sicherstellen, dass personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

  • Navigieren Setup > Sicherheit und konfigurieren Sie die Einstellungen zur Datenaufbewahrung für verschiedene Module, wie etwa Kundendaten, Verträge und Rechnungen.
  • Legen Sie automatische Lösch- oder Anonymisierungsregeln für veraltete Daten fest. So sollten beispielsweise personenbezogene Daten inaktiver Kunden nach einer bestimmten Frist (z. B. 3 Jahre) gelöscht werden.

c) Datenzugriff und Portabilität ermöglichen

Die DSGVO gewährt Einzelpersonen das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen und Datenportabilität zu verlangen (d. h. ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten). Dolibarr kann dies erleichtern, indem es Benutzern ermöglicht, Daten zu einzelnen Kunden zu exportieren.

  • Im CRM-Modul, fügen Sie eine Funktion hinzu, mit der Sie auf Anfrage personenbezogene Daten einer bestimmten Person exportieren können. Die Daten sollten in Formaten wie CSV oder XML bereitgestellt werden.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Supportteam darin geschult ist, Datenzugriffsanfragen zu bearbeiten und die erforderlichen Informationen umgehend bereitzustellen.

2. Einwilligung einholen und verwalten

Die DSGVO legt großen Wert darauf, vor der Verarbeitung personenbezogener Daten die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen einzuholen. Die Zustimmung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig erfolgen.

a) Einwilligung einholen über Dolibarr

Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kunden einholen, bevor Sie deren persönliche Daten erfassen und verarbeiten. Dies ist insbesondere für Aktivitäten wie E-Mail-Marketing oder Kundenprofilierung wichtig.

  • Konfigurieren Sie Dolibarr-Formulare so, dass sie beim Erfassen persönlicher Daten Zustimmungs-Kontrollkästchen enthalten. Fügen Sie beispielsweise beim Hinzufügen eines neuen Kunden ein Kontrollkästchen ein, das um Zustimmung zur Speicherung seiner Daten für Rechnungszwecke bittet.
  • Speichern Sie Datum und Uhrzeit der Einholung der Zustimmung sowie die spezifischen Informationen, denen die Person zugestimmt hat. Das CRM-Modul von Dolibarr kann angepasst werden, um die Zustimmung jedes Kunden nachzuverfolgen.

b) Einwilligungsrücknahme verwalten

Gemäß der DSGVO haben Einzelpersonen das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dolibarr-System so eingerichtet ist, dass solche Anfragen berücksichtigt werden können.

  • Fügen Sie Ihrem Kundenportal oder Ihren Kommunikationsvorlagen eine Funktion hinzu, die es einzelnen Personen ermöglicht, ihre Einwilligung einfach zu widerrufen.
  • Stellen Sie sicher, dass Dolibarr bei Widerruf der Einwilligung die Verarbeitung der personenbezogenen Daten automatisch einstellt und diese bei Bedarf löscht oder anonymisiert.

3. Einrichten der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC)

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle personenbezogenen Daten in Ihrem Dolibarr-System. Um dem DSGVO-Grundsatz zu entsprechen, Datenminimierungsollten Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) implementieren, die den Zugriff auf Daten basierend auf der Rolle des Benutzers innerhalb der Organisation beschränkt.

a) Benutzerrollen und Berechtigungen definieren Ro

Dolibarr ermöglicht es Administratoren, Benutzerrollen zu definieren und Berechtigungen basierend auf den Aufgabenbereichen zuzuweisen. Beispielsweise benötigt das Finanzteam möglicherweise Zugriff auf Kundenrechnungen, aber nicht auf CRM-Datensätze.

  • Navigieren Benutzer & Gruppen in Dolibarr und erstellen Sie Rollen wie „Vertrieb“, „Buchhaltung“ und „Kundensupport“.
  • Weisen Sie jeder Rolle Zugriffsrechte zu und stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Beispielsweise sollte das Vertriebsteam nur auf relevante Kundenkontaktinformationen und nicht auf vertrauliche Finanzdaten zugreifen können.

b) Überprüfen Sie regelmäßig den Benutzerzugriff

Es ist wichtig, den Benutzerzugriff regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

  • Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Benutzerzugriffsrechte durch, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Entziehen Sie ehemaligen Mitarbeitern den Zugriff und aktualisieren Sie die Berechtigungen, wenn sich die Stellenrollen ändern.

4. Implementieren Sie Datensicherheitsmaßnahmen

Die DSGVO verlangt von Unternehmen die Umsetzung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um persönliche Daten vor Verstößen, unbefugtem Zugriff oder Verlust zu schützen. Dolibarr bietet mehrere Funktionen, mit denen Sie Ihr System sichern und diese Anforderungen erfüllen können.

a) Verwenden Sie HTTPS und SSL/TLS-Verschlüsselung

Die gesamte Kommunikation zwischen Benutzern und dem Dolibarr-System sollte mit HTTPS verschlüsselt werden. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Parteien vertrauliche Daten abfangen, die zwischen dem Server und dem Browser des Benutzers übertragen werden.

  • Besorgen Sie sich ein SSL-Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) und installieren Sie es auf Ihrem Server.
  • Konfigurieren Sie Dolibarr für die Verwendung von HTTPS, indem Sie Ihre Servereinstellungen (z. B. Apache oder Nginx) ändern, um sichere Verbindungen zu erzwingen.

b) Gespeicherte Daten verschlüsseln

Obwohl die DSGVO keine Verschlüsselung vorschreibt, empfiehlt sie diese dringend als zusätzliche Schutzebene für vertrauliche Daten. Dolibarr unterstützt die Datenbankverschlüsselung für bestimmte Datentypen und stellt so sicher, dass persönliche Informationen auch dann geschützt sind, wenn die Datenbank kompromittiert ist.

  • Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten, die in Ihrer Dolibarr-Datenbank gespeichert sind, wie etwa Kundenadressen, Zahlungsinformationen und Kontoanmeldeinformationen.
  • Verwenden Sie Verschlüsselungsalgorithmen wie AES-256, um die Daten zu sichern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer sie entschlüsseln können.

c) Implementieren Sie Richtlinien für sichere Passwörter

Schwache Passwörter sind eine häufige Schwachstelle in jedem System. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer Ihres Dolibarr-Systems sichere Passwörter verwenden, die schwer zu erraten oder zu knacken sind.

  • Im Security Settings von Dolibarr, konfigurieren Sie die Kennwortanforderungen so, dass sie eine Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten.
  • Fördern oder erzwingen Sie die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen, wenn sich Benutzer bei Dolibarr anmelden.

5. Benachrichtigungs- und Reaktionsplan bei Datenschutzverletzungen

Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen bestimmte Arten von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung der zuständigen Aufsichtsbehörde melden müssen. Wenn die Verletzung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen darstellt, müssen diese Personen außerdem unverzüglich benachrichtigt werden.

a) Implementieren Sie ein System zur Überwachung von Datenlecks

Um potenzielle Datenschutzverletzungen zu erkennen, ist es wichtig, ein Überwachungssystem zu haben. Mithilfe der Protokollierungsfunktionen von Dolibarr können Sie verdächtige Aktivitäten wie unbefugte Zugriffsversuche oder fehlgeschlagene Anmeldeversuche verfolgen und protokollieren.

  • Ermöglichen Überwachungsprotokollierung in Dolibarr, um alle Zugriffe auf personenbezogene Daten zu verfolgen, einschließlich der Frage, welche Benutzer auf die Daten zugegriffen haben, welche Aktionen ausgeführt wurden und wann.
  • Verwenden Sie Sicherheitstools von Drittanbietern, um Ihren Server auf Anzeichen von unbefugtem Zugriff, Malware oder anderen Sicherheitsbedrohungen zu überwachen.

b) Erstellen Sie einen Reaktionsplan für den Fall einer Datenpanne

Ihre Organisation sollte über einen klaren Plan verfügen, um auf Datenschutzverletzungen zu reagieren. Dieser Plan sollte die Schritte beschreiben, die bei Feststellung einer Verletzung zu unternehmen sind, einschließlich der Benachrichtigung der zuständigen Behörden und der betroffenen Personen.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Dolibarr-System so eingerichtet ist, dass Art und Umfang eines Verstoßes schnell erkannt werden.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Reaktionsprotokoll bei Datenschutzverletzungen und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wen sie im Falle einer Verletzung kontaktieren und welche Schritte zu unternehmen sind.

6. Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Eine der bekanntesten Bestimmungen der DSGVO ist die Recht auf Löschung, das auch als das bekannte Recht vergessen zu werden. Dadurch können Einzelpersonen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn sie ihre Einwilligung widerrufen.

a) Implementieren Sie Löschfunktionen in Dolibarr

Dolibarr sollte so konfiguriert sein, dass die Löschung oder Anonymisierung personenbezogener Daten auf Anfrage der betroffenen Person möglich ist.

  • Erstellen Sie in Dolibarr einen Prozess, der es Administratoren ermöglicht, Kundendaten auf Anfrage zu löschen oder zu anonymisieren.
  • Stellen Sie sicher, dass gelöschte Daten aus allen Systemen, einschließlich Backups, entfernt werden, es sei denn, die Aufbewahrung ist aus rechtlichen Gründen erforderlich (z. B. Finanzunterlagen).

b) Automatisieren Sie die Datenlöschung für inaktive Konten

Um die Menge der in Ihrem System gespeicherten personenbezogenen Daten zu reduzieren, könnten Sie die Löschung von Kundenkonten, die über einen bestimmten Zeitraum inaktiv waren, automatisieren.

  • Konfigurieren Sie das CRM- oder Rechnungsmodul so, dass Kundendaten nach einem vordefinierten Zeitraum der Inaktivität automatisch gelöscht oder anonymisiert werden, sofern sie nicht für rechtliche oder vertragliche Zwecke benötigt werden.

7. Datenübermittlung außerhalb der EU

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wenn Sie Dolibarr zum Speichern oder Verarbeiten von Daten auf Servern außerhalb der EU verwenden oder wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, müssen Sie sicherstellen, dass diese Übertragungen der DSGVO entsprechen.

a) Verwenden Sie DSGVO-konforme Cloud-Dienste

Wenn Ihr Dolibarr-System in der Cloud gehostet wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Cloud-Anbieter die DSGVO-Anforderungen erfüllt. Wählen Sie Rechenzentren, die sich innerhalb der EU befinden oder Teil der EU-US-Datenschutzschild oder andere anerkannte Rahmenbedingungen.

  • Überprüfen Sie die DSGVO-Konformitätsrichtlinie Ihres Cloud-Anbieters, um sicherzustellen, dass die Datenübertragung legal und sicher ist.

b) Unterzeichnen Sie Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs)

Wenn Sie personenbezogene Daten an Drittanbieter weitergeben (z. B. Cloud-Hosting, Zahlungsabwickler), müssen Sie über eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) verfügen.

  • Stellen Sie sicher, dass die DPA Bestimmungen zur Einhaltung der DSGVO enthält, beispielsweise zur Verarbeitung, Speicherung und zum Schutz von Daten.

Fazit

Um personenbezogene Daten zu schützen, das Vertrauen der Kunden zu wahren und rechtliche Sanktionen zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Dolibarr-ERP-System der DSGVO entspricht. Indem Sie die in diesem Handbuch beschriebenen Best Practices befolgen – beispielsweise die Datenerfassung minimieren, Daten durch Verschlüsselung sichern, Einwilligungen verwalten und rollenbasierte Zugriffskontrolle implementieren – können Sie das Risiko von Verstößen erheblich reduzieren und Ihre allgemeine Datenschutzstrategie verbessern.

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein größeres Unternehmen sind, die Einhaltung der DSGVO bei Dolibarr ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Überwachung, Aktualisierungen und Mitarbeiterschulungen erfordert. Implementieren Sie diese Strategien noch heute, um Ihr Unternehmen vor der sich entwickelnden Landschaft der Datenschutzbestimmungen zu schützen.

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