Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Die Rolle des Abrechnungsmoduls verstehen

  3. Aktivieren der Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen

  4. Konfigurieren der Rechnungseinstellungen

  5. Mehrwertsteuer, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten festlegen

  6. Anpassen der Rechnungsnummerierung und -formate

  7. Erstellen einer Rechnung: Schritt für Schritt

  8. Von Angeboten über Aufträge bis hin zu Rechnungen

  9. Manuelle vs. automatische Rechnungserstellung

  10. Verwaltung wiederkehrender Rechnungen

  11. Handhabung von Gutschriften und Rückerstattungen

  12. Abrechnung in mehreren Währungen

  13. Aufzeichnen von Zahlungen und Abstimmungen

  14. Nachverfolgung offener Salden und Mahnungen

  15. Rechnungs-PDF-Anpassung und Dokumentvorlagen

  16. Rechnungsversand per E-Mail oder Post

  17. Integration des Abrechnungsmoduls in die Buchhaltung

  18. Berichterstellung und Rechnungsanalyse

  19. Best Practices für das Rechnungsmanagement

  20. Fazit

1. Einleitung

Die Rechnungsstellung ist eine der wichtigsten Aufgaben für jedes Unternehmen. Das Dolibarr-Abrechnungsmodul bietet robuste, flexible Tools zum Erstellen, Verwalten und Verfolgen von Verkaufsrechnungen in einfachen und komplexen Geschäftsumgebungen. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Abrechnungsfunktion von Dolibarr effektiv nutzen, um Ihre Vertriebs- und Finanzabläufe zu optimieren.

2. Die Rolle des Abrechnungsmoduls verstehen

Mit dem Abrechnungsmodul von Dolibarr können Sie:

  • Erstellen und Verwalten von Verkaufsrechnungen

  • Zahlungen erfassen und Rückerstattungen ausstellen

  • Gutschriften erstellen

  • Integrieren Sie die Abrechnung mit Angeboten, Bestellungen und Lagerbeständen

  • Erstellen Sie Berichte zur Analyse und Einhaltung von Vorschriften

Dieses Modul gewährleistet eine genaue Nachverfolgung der Einnahmen, hilft bei der Verwaltung des Cashflows und lässt sich nahtlos in andere Dolibarr-Komponenten integrieren.

3. Aktivieren der Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen

So aktivieren Sie das Abrechnungsmodul:

  1. Gehe zu Home > Setup > Module/Anwendungen

  2. Freischalten:

    • Kundenrechnungen

    • Gutschriften

    • PDF-Dokumentgenerierung (für Rechnungsexporte)

Optional: Aktivieren Sie verknüpfte Module wie Buchhaltung, wiederkehrende Rechnungen oder Zahlungsgateways.

4. Rechnungseinstellungen konfigurieren

Navigieren Setup > Abrechnung/Rechnungen konfigurieren:

  • Standard-Rechnungsbedingungen

  • Standardlager für Lagerprodukte

  • Auto-Fill-Optionen für Steuern und Preise

Sie können außerdem Folgendes definieren:

  • Standardverzögerung vor dem Fälligkeitsdatum

  • Anzeigeoptionen (Mengen, Einheiten, Preisstufen anzeigen)

5. Mehrwertsteuer, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten festlegen

Der Setup > Wörterbücher, Sie können:

  • Definieren Sie die für Ihre Region geltenden Mehrwertsteuersätze

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Zahlungsbedingungen (z. B. Netto 30, Fällig bei Erhalt)

  • Definieren Sie Fälligkeitsregeln und Nachfristen

Jedem Drittanbieter können in seinem Profil Standard-Mehrwertsteuer- und Zahlungsbedingungen zugewiesen werden.

6. Anpassen der Rechnungsnummerierung und -formate

Dolibarr ermöglicht eine flexible Rechnungsnummerierung:

  • Konfigurieren Sie unter Setup > Module > Rechnungsnummerierung

  • Verwenden Sie Muster wie FAC{yy}{mm}-{0000}

  • Bei Bedarf jährliches Neustarten der Nummerierung

Vermeiden Sie die Verwendung manueller Nummern, um die Audit-Konformität sicherzustellen.

7. Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

So erstellen Sie eine neue Rechnung:

  1. Navigieren Verkauf > Rechnungen > Neue Rechnung

  2. Wählen Sie den Kunden aus

  3. Produkte/Dienstleistungen hinzufügen (manuell oder aus dem Katalog)

  4. Definieren Sie Steuersätze und Rabatte

  5. Speichern und bestätigen die Rechnung

Durch die Validierung wird die Rechnung gesperrt und die offizielle Dokumentennummer generiert.

8. Vom Angebot über die Bestellung zur Rechnung

Dolibarr ermöglicht einen nahtlosen Ablauf:

  • Angebot erstellen → in Auftrag umwandeln → Rechnung erstellen

  • Bei jedem Schritt werden Daten wiederverwendet (Kundeninformationen, Einzelposten).

Dieser Arbeitsablauf minimiert die manuelle Eingabe und gewährleistet Konsistenz.

9. Manuelle vs. automatische Rechnungserstellung

Sie können:

  • Jede Rechnung manuell erstellen

  • Automatisches Generieren von Rechnungen aus wiederkehrenden Abonnements

  • Erstellen Sie Sammelrechnungen aus Bestellungen oder Lieferungen

Die Stapelverarbeitung ist für abonnementbasierte Unternehmen oder Massenabrechnungen nützlich.

10. Verwaltung wiederkehrender Rechnungen

Aktivieren Sie die Wiederkehrende Rechnungen Modul:

  • Erstellen Sie Rechnungsvorlagen mit festen oder variablen Daten

  • Definieren Sie die Wiederholung (monatlich, vierteljährlich)

  • Automatisches Erstellen und termingerechtes Versenden von Rechnungen per E-Mail

Perfekt für SaaS, Mitgliedschaften oder Service-Retainer.

11. Umgang mit Gutschriften und Rückerstattungen

So stellen Sie eine Rückerstattung aus:

  1. Erstellen einer Gutschrift aus der Originalrechnung

  2. Ändern Sie Mengen oder Beträge, wenn teilweise

  3. Gutschrift validieren

  4. Erfassen Sie die Zahlung, wenn eine Rückerstattung erfolgt ist

Durch diesen Prozess bleiben die Finanzunterlagen korrekt und prüfungsbereit.

12. Abrechnung in mehreren Währungen

Wenn Sie mit internationalen Kunden zu tun haben:

  • Mehr erfahren Mehrwährungs im Setup-Menü

  • Standardwährung pro Drittanbieter festlegen

  • Dolibarr übernimmt die Wechselkursumrechnung und das Reporting

Sie können die Wechselkurse bei Bedarf auf jeder Rechnung überschreiben.

13. Erfassung von Zahlungen und Abstimmungen

So erfassen Sie die Zahlung:

  • Gehen Sie zur Rechnung und klicken Sie auf Zahlung aufzeichnen

  • Methode auswählen (Banküberweisung, Kreditkarte, Bargeld)

  • Wählen Sie das Bankkonto für die Gutschrift

Dolibarr berechnet den Restsaldo und aktualisiert die Finanzprotokolle.

14. Nachverfolgung offener Salden und Mahnungen

Überwachen Sie unbezahlte Rechnungen in:

  • Verkauf > Rechnungen > Listenansicht (nach Status filtern)

  • Buchhaltung > Debitorensalden

Aktivieren Sie automatische Erinnerungen unter Abrechnungs-Setup > Erinnerungen:

  • Senden Sie E-Mails für anstehende und überfällige Zahlungen

  • Nachrichtenvorlagen anpassen

15. Rechnungs-PDF-Anpassung und Dokumentvorlagen

Sie können PDF-Vorlagen auswählen oder anpassen:

  • Gehe zu Setup > Module > PDF-Vorlagen

  • Standardkopfzeile, -fußzeile und -felder bearbeiten

  • Logos, Bankdaten und Unterschriften hinzufügen

Benutzerdefinierte Vorlagen können hochgeladen werden auf /core/modules/facture/doc/.

16. Rechnungsversand per E-Mail oder Post

E-Mail:

  • Senden Sie Rechnungen direkt von der Rechnungsseite

  • PDFs automatisch anhängen

  • Verwenden Sie vordefinierte E-Mail-Vorlagen

Post:

  • Druckfertige Dokumente erstellen

  • Integration mit Postdiensten über Plugins (optional)

17. Integration des Abrechnungsmoduls in die Buchhaltung

Die Dolibarr-Abrechnung lässt sich auf zwei Arten in die Buchhaltung integrieren:

  • Automatische Journaleinträge (wenn das Buchhaltungsmodul aktiv ist)

  • Exportieren Sie Rechnungsdaten in externe Buchhaltungstools (CSV, XML, APIs)

Dadurch wird eine vollständige finanzielle Transparenz gewährleistet.

18. Berichterstellung und Rechnungsanalyse

Anwendung:

  • Verkauf > Statistik für Rechnungsvolumen und -summen

  • Buchhaltung > Hauptbuch zur Anzeige der Auswirkungen auf den Umsatz

  • Diagramme und Dashboards für Trends und Alterungssalden

Externe BI-Tools können für tiefergehende Analysen eine Verbindung zur Datenbank von Dolibarr herstellen.

19. Best Practices für das Rechnungsmanagement

  • Validieren Sie Rechnungen immer sofort nach der Erstellung

  • Vermeiden Sie manuelle Änderungen nach der Validierung

  • Planen Sie regelmäßige Kontrollen auf unbezahlte Rechnungen ein

  • Verwenden Sie separate Rechnungssequenzen für Länder oder Abteilungen

  • Sichern Sie Vorlagen und Dokumentdateien regelmäßig

20. Fazit

Das Abrechnungsmodul von Dolibarr bietet die wichtigsten Tools für die Verwaltung Ihres Rechnungslebenszyklus – von der Erstellung bis zum Abgleich. Bei effektiver Konfiguration und Nutzung trägt es zur Aufrechterhaltung der Genauigkeit bei, verbessert die Kundenkommunikation und stellt die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards sicher. Ob kleines Startup oder großes Unternehmen – die Beherrschung dieses Moduls ist der Schlüssel zur finanziellen Effizienz.