Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Anmeldung nach der Installation und erste Überprüfungen

  3. Festlegen des Hauptfirmenprofils

  4. Konfigurieren von Systemparametern

  5. Auswahl der richtigen Module

  6. Definieren von Benutzerrollen und Zugriffsrechten

  7. Anpassen von Anzeige, Design und Layout

  8. Sprach-, Zeitzonen- und Regionaleinstellungen

  9. Einrichten von E-Mail und Benachrichtigungen

  10. Konfigurieren von Finanzeinstellungen und Bankkonten

  11. Hinzufügen von Produkten, Dienstleistungen und Mehrwertsteuersätzen

  12. Erstellen von Drittparteien: Kunden und Lieferanten

  13. Aktivieren von Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen

  14. Einbindung externer Dienste (OAuth, Mail, FTP)

  15. Einrichten von Cron-Jobs für die Automatisierung

  16. Installieren und Verwalten zusätzlicher Module

  17. Testen des vollständigen Workflows

  18. Backup-Strategie und Update-Planung

  19. Häufige Fehler nach der Installation, die Sie vermeiden sollten

  20. Fazit

1. Einleitung

Nach der erfolgreichen Installation von Dolibarr ERP/CRM ist der nächste wichtige Schritt die Konfiguration für den Praxiseinsatz. Ohne ordnungsgemäße Einrichtung kann selbst eine perfekte Installation hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Leistung zu wünschen übrig lassen. Diese Anleitung beschreibt die vollständige Konfiguration von Dolibarr nach der Installation Schritt für Schritt und ist sowohl für Erstbenutzer als auch für erfahrene Administratoren optimiert.

2. Anmeldung nach der Installation und erste Überprüfungen

Bei der Installation:

  • Melden Sie sich mit dem während der Einrichtung definierten Administratorkonto an.

  • Bestätigen Sie, dass die Installation gesperrt ist (install.lock Datei existiert).

  • Nutze den Über uns Abschnitt, um die Version und die Servereinstellungen zu überprüfen.

Navigieren Sie über die obere Menüleiste zu Home > Setup > Module/Anwendungen um mit der Modulkonfiguration zu beginnen.

3. Festlegen des Hauptfirmenprofils

Gehe zu Setup > Firma/Organisation:

  • Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen ein.

  • Konfigurieren Sie den Rechtsstatus, das Kapital und die Kennungen (SIRET, MwSt. usw.).

  • Laden Sie Branding-Elemente wie das Firmenlogo und die Rechnungsfußzeile hoch.

Diese Angaben erscheinen in PDF-Exporten und in der Korrespondenz.

4. Konfigurieren der Systemparameter

Navigieren Setup > Anderes Setup:

  • Legen Sie die Standardwährung fest.

  • Definieren Sie Datums- und Zeitformate.

  • Aktivieren Sie bei Bedarf den Multicompany-Modus.

  • Passen Sie die Grenzwerte für Speicher und Datei-Uploads an (falls zutreffend).

Überprüfen Sie auch Setup > Module/Anwendungen > Kerneinstellungen für Sitzungs- und Anmelderichtlinien.

5. Die richtigen Module auswählen

Ab Setup > Module/Anwendungen:

  • Aktivieren Sie nur die Module, die Sie benötigen (Rechnungen, Bestellungen, Produkte usw.).

  • Vermeiden Sie eine Überlastung des Systems mit ungenutzten Funktionen.

  • Aktivieren Sie die Optionen in einer logischen Reihenfolge (z. B. „Dritte“ vor „Rechnungen“).

Dokumentieren Sie, welche Module aktiviert sind und warum.

6. Benutzerrollen und Zugriffsrechte definieren

Gehe zu Benutzer & Gruppen:

  • Erstellen Sie Rollen für Administrator, Buchhaltung, Vertrieb usw.

  • Definieren Sie Berechtigungen über Kontrollkästchen pro Modul.

  • Weisen Sie Benutzer einer oder mehreren Gruppen zu.

Stellen Sie sicher, dass kritische Aktionen wie Löschungen, Konfigurationszugriff und Abrechnung eingeschränkt sind.

7. Anzeige, Design und Layout anpassen

Besuchen Sie Setup > Anzeige:

  • Wählen Sie ein Thema aus (z. B. Eldy, Oblyon).

  • Passen Sie das Farbschema und die Logoplatzierung an.

  • Passen Sie die Schnittstellendichte und die Standardsprache an.

Verwenden Sie das Benutzeroberfläche anpassen Modul (falls installiert) für erweiterte Layout-Optimierungen.

8. Sprach-, Zeitzonen- und Regionaleinstellungen

Ab Setup > Wörterbücher und Gebietsschemas:

  • Wählen Sie die primäre und sekundäre Sprache aus.

  • Währungsumrechnungstabellen aktualisieren.

  • Legen Sie das Geschäftsjahr und den Wochenstarttag fest.

  • Überprüfen Sie die Zeitzonen für Benutzer.

Sie können auch benutzerdefinierte Sprachdateien hochladen auf /langs/ wenn benötigt.

9. Einrichten von E-Mail und Benachrichtigungen

Gehe zu Setup > E-Mail:

  • Konfigurieren Sie die SMTP- oder PHP-Mail-Einstellungen.

  • Testen Sie das Senden einer Beispiel-E-Mail.

  • Legen Sie Standardabsender und CC/BCC-Adressen fest.

  • Aktivieren Sie Benachrichtigungen für überfällige Rechnungen, Mahnungen usw.

Erwägen Sie die Verwendung von Cron zur Automatisierung von Batchbenachrichtigungen.

10. Konfigurieren der Finanzeinstellungen und Bankkonten

Der Bank/Bargeld > Neues Konto:

  • Erstellen Sie Konten für Giro-, Sparkonten und Zahlungsgateways.

  • Standardkonto für Transaktionen festlegen.

  • Aktivieren Sie Abstimmungen und Kontoauszugsimporte.

Konfigurieren Sie anschließend die Abrechnungseinstellungen unter Buchhaltung > Einrichtung.

11. Hinzufügen von Produkten, Dienstleistungen und Mehrwertsteuersätzen

Besuchen Sie Produkte:

  • Fügen Sie erste Produkte und Dienstleistungen hinzu.

  • Definieren Sie Verkaufs- und Einkaufspreise.

  • Link Mehrwertsteuersätze von Setup > Wörterbücher > Mehrwertsteuersätze.

  • Weisen Sie Produktkategorien und Einheiten zu.

Stellen Sie sicher, dass die Preise Ihren Abrechnungsrichtlinien entsprechen.

12. Schaffung von Drittparteien: Kunden und Lieferanten

Navigieren Dritte > Neu:

  • Geben Sie Kunden- oder Lieferantendaten ein.

  • Weisen Sie Standardzahlungsbedingungen und -methoden zu.

  • Verknüpfen Sie Kontakte und Adressen.

Diese Entitäten werden in Angeboten, Bestellungen und Rechnungen verwendet.

13. Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen aktivieren

Der Setup > Sicherheit:

  • Setzen Sie sichere Kennwortrichtlinien durch.

  • Aktivieren Sie HTTPS, falls es noch nicht konfiguriert ist.

  • Beschränken Sie den Zugriff auf /install/ Verzeichnis.

  • Überprüfen Sie regelmäßig die Systemprotokolle.

Auch aktivieren 2FA und Zugriffstoken, sofern unterstützt.

14. Einbindung externer Dienste (OAuth, Mail, FTP)

Der Setup > Module/Anwendungen > Externe Dienste:

  • Aktivieren Sie die Google OAuth-Anmeldung oder LDAP-Authentifizierung.

  • Stellen Sie eine Verbindung zu externen E-Mail- und FTP-Servern her.

  • Richten Sie den API-Zugriff ein und generieren Sie Token.

Diese Dienste erweitern die Funktionalität von Dolibarr auf Ihr Ökosystem.

15. Einrichten von Cron-Jobs für die Automatisierung

Besuchen Sie Startseite > Admin-Tools > Geplante Aufgaben:

  • Planen Sie die Rechnungserstellung, Bestandsaktualisierungen und Erinnerungen.

  • Verwenden Sie Server-Cron zum Aufrufen cron_run_jobs.php alle 5–10 Minuten.

  • Überwachen Sie die Anmeldungen documents/admin/cronjobs.log

Durch Automatisierung wird die Effizienz erheblich gesteigert.

16. Installieren und Verwalten zusätzlicher Module

Gehe zu Setup > Module/Anwendungen > Neues Modul installieren:

  • Hochladen .zip Module von Dolistore.

  • Entpacken in /custom/ oder verwenden Sie die Schnittstelle.

  • Aktivieren und konfigurieren Sie Einstellungen über die Modulseite.

Halten Sie Module auf dem neuesten Stand und vermeiden Sie Funktionskonflikte.

17. Testen des gesamten Workflows

Vor dem Livegang:

  • Erstellen Sie einen Test-Drittanbieter.

  • Angebot erstellen, in Bestellung umwandeln, Rechnung erstellen.

  • Erfassen Sie eine Zahlung und generieren Sie ein PDF.

  • Eine Banktransaktion abgleichen.

Identifizieren und beheben Sie alle Lücken im Arbeitsablauf.

18. Backup-Strategie und Update-Planung

Backups:

  • Automatisieren Sie tägliche DB- und Dateisicherungen.

  • Außerhalb des Standorts oder in einer sicheren Cloud speichern.

Updates:

  • Folgen Sie den Veröffentlichungsankündigungen von Dolibarr.

  • Testen Sie neue Versionen vor der Bereitstellung im Staging-Modus.

Verfolgen Sie Anpassungen und pflegen Sie Änderungsprotokolle.

19. Häufige Fehler nach der Installation, die Sie vermeiden sollten

  • Austritt /install/ zugänglich

  • Keine Backups einrichten

  • Überspringen der SMTP-Konfiguration

  • Allen Benutzern Administratorzugriff zuweisen

  • Aktivieren zu vieler ungenutzter Module

Diese Fehltritte können später zu großen Problemen führen.

20. Fazit

Eine ordnungsgemäß konfigurierte Dolibarr-Instanz bildet die Grundlage für effiziente ERP- und CRM-Workflows. Durch die systematische Bearbeitung aller Konfigurationsbereiche schöpfen Sie das volle Potenzial der Plattform aus – von Vertrieb und Lagerhaltung bis hin zu Buchhaltung und Automatisierung. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um sicherzustellen, dass bei der Einrichtung nach der Installation nichts übersehen wird, und positionieren Sie Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg.