Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Warum den Vertriebszugriff auf die eigenen Kunden beschränken?

  3. Verstehen, wie Dolibarr Kundendaten verwaltet

  4. Übersicht der Benutzerrechte im Drittanbietermodul

  5. Vorbereiten Ihrer Dolibarr-Installation für die Segmentierung

  6. Schritt 1: Vertriebsmitarbeiter an Dritte zuweisen

  7. Schritt 2: Konfigurieren Sie Benutzerrechte, um nur zugewiesene Clients anzuzeigen

  8. Schritt 3: Testen der Benutzerisolierung und -einschränkungen

  9. Das Feld „Verknüpfter Benutzer“ effizient nutzen

  10. Optional: Einrichten benutzerdefinierter Filter oder Dashboards

  11. Vermeiden häufiger Fehler bei der Konfiguration

  12. Erweitert: Automatisierung der Zuweisung von Drittparteien

  13. Optional: Daten in anderen Modulen (Rechnungen, Bestellungen) einschränken

  14. Anpassen der Benutzeroberfläche für Vertriebsmitarbeiter

  15. Aufrechterhaltung der Datentrennung nach dem Import

  16. Rolle von Gruppen vs. individuelle Benutzereinstellungen

  17. Ausnahmebehandlung und Supervisor-Zugriff

  18. Verwenden externer Module oder Patches (kostenlose Optionen)

  19. Sicherheitsüberlegungen für Clientdaten

  20. Fazit: Einfachheit und Sicherheit im Gleichgewicht

1. Einleitung

In vielen Unternehmen, die Dolibarr ERP/CRM nutzen, arbeiten mehrere Vertriebsmitarbeiter parallel. Um Kundendaten zu schützen und betriebliche Transparenz zu gewährleisten, ist es wichtig, Dolibarr so zu konfigurieren, dass jeder Vertriebsmitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Drittparteien (Kunden/Interessenten) sieht. Diese Anleitung erklärt, wie Sie dies mithilfe der integrierten Funktionen von Dolibarr problemlos erreichen.

2. Warum den Vertriebszugriff auf die eigenen Kunden beschränken?

  • Verhindern Sie Datenlecks und Konflikte

  • Eigentumsverhältnisse und Verantwortlichkeiten klären

  • Steigern Sie die Konzentration und Produktivität jedes Vertriebsmitarbeiters

  • Erfüllen Sie die DSGVO- und Datenminimierungsanforderungen

3. Verstehen, wie Dolibarr Kundendaten verwaltet

Dolibarr nutzt das Modul „Drittanbieter“ zur Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten. Jeder Datensatz kann über das Feld „Vertriebsmitarbeiter“ (fk_user).

4. Übersicht über Benutzerrechte im Drittanbietermodul

Zu den clientbezogenen Berechtigungen gehören:

  • Alle Drittanbieter anzeigen

  • Dem Benutzer zugewiesene Drittanbieter anzeigen

  • Drittanbieter erstellen/aktualisieren

  • Drittanbieter löschen

Stellen Sie sicher, dass die richtige Kombination verwendet wird.

5. Vorbereiten Ihrer Dolibarr-Installation für die Segmentierung

  • Stellen Sie sicher, dass das Drittanbietermodul aktiv ist

  • Deaktivieren Sie das Recht „Alle Drittanbieter lesen“ für Vertriebsbenutzer

  • Aktivieren Sie das Recht „Mit dem Benutzer verknüpfte Drittanbieter lesen“

6. Schritt 1: Vertriebsmitarbeiter an Dritte vergeben

Jeder Drittanbieter sollte einem bestimmten Benutzer zugewiesen werden:

  • Gehen Sie zu Drittanbieter > Wählen Sie einen Client aus

  • Bearbeiten Sie den Datensatz > Wählen Sie den „Vertriebsmitarbeiter“

  • Gespeichert

Sie können dies über Importe oder externe API-Skripte automatisieren.

7. Schritt 2: Konfigurieren Sie Benutzerrechte, um nur zugewiesene Clients anzuzeigen

Navigieren Sie zu:

  • Startseite > Benutzer und Gruppen > Berechtigungen

  • Entfernen: „Alle Drittanbieter lesen“

  • Hinzufügen: „Dem Benutzer zugewiesene Drittanbieter lesen“

Optional hinzufügen:

  • "Drittanbieter erstellen"

  • „Zugewiesene Dritte bearbeiten“

8. Schritt 3: Testen der Benutzerisolierung und -beschränkungen

Melden Sie sich mit einem Vertriebsbenutzer an und überprüfen Sie:

  • Nur ihre Kunden erscheinen in der Liste

  • Andere Clients sind nicht erreichbar

  • Verknüpfte Dokumente (Rechnungen, Bestellungen) werden ebenfalls gefiltert

9. Das Feld „Verknüpfter Benutzer“ effizient nutzen

Verwenden Sie dieses Feld nicht nur zur Sichtbarkeit, sondern auch für:

  • Berichte und Statistiken

  • Filtern von Rechnungen/Bestellungen pro Vertriebsbenutzer

10. Optional: Einrichten benutzerdefinierter Filter oder Dashboards

Erstellen Sie Lesezeichen oder Dashboard-Widgets, die nur „Meine Kunden“ filtern:

  • Verwenden Sie das erweiterte Suchfeld in der Liste „Drittanbieter“

  • Filter als Standardansicht für den Benutzer speichern

11. Vermeiden häufiger Fehler bei der Konfiguration

  • Vergeben Sie nicht gleichzeitig die Rechte „Alles lesen“ und „Eigenes lesen“

  • Stellen Sie sicher, dass allen Drittparteien der richtige Benutzer zugewiesen ist

  • Überprüfen Sie die Berechtigungen nach Updates oder Migrationen erneut

12. Erweitert: Automatisierung der Zuweisung von Drittparteien

Über Importtools oder REST-API:

  • Umfassen fk_user im CSV-Import

  • Verwenden Sie Batch-Skripte, um Clients nach Gebietsänderungen zu aktualisieren

13. Optional: Daten in anderen Modulen (Rechnungen, Bestellungen) einschränken

Die Sichtbarkeit der Rechnung hängt von den Rechten Dritter ab:

  • Wenn ein Benutzer den Drittanbieter nicht sehen kann, kann er auch dessen Rechnungen nicht sehen.

  • Sie können den Zugriff auch nach den gleichen Grundsätzen für Projekte, Aufgaben und Sendungen einschränken.

14. Anpassen der Benutzeroberfläche für Vertriebsmitarbeiter

  • Nicht verwendete Module im Menü-Setup ausblenden

  • Vereinfachen Sie das Navigationsfeld, um sich auf Verkäufe, Dritte, Bestellungen und Rechnungen zu konzentrieren

15. Aufrechterhaltung der Datentrennung nach dem Import

Beim Importieren neuer Clients:

  • Weisen Sie sie von Anfang an einem Benutzer zu

  • Vermeiden Sie den Import ohne fk_user, da standardmäßig „admin“ oder „none“ verwendet wird

16. Rolle von Gruppen vs. individuelle Benutzereinstellungen

Gruppen helfen dabei, Rechte schnell zu skalieren:

  • Erstellen Sie eine Gruppe „Vertriebsmitarbeiter“ mit Standardrechten

  • Weisen Sie dieser Gruppe aus Konsistenzgründen neue Benutzer zu

17. Umgang mit Ausnahmen und Supervisor-Zugriff

Manager oder Vertriebsleiter:

  • Möglicherweise verfügen Sie über die Berechtigung „Alle Drittanbieter lesen“

  • Kombinieren Sie mit Gruppen wie „Supervision“ oder „Territory Leads“

18. Verwenden externer Module oder Patches (kostenlose Optionen)

Einige Dolistore-Module erweitern diese Funktion:

  • Benutzerzugriff nach Region oder Gebiet

  • Erweiterte CRM-Ansichten mit Filterung

Testen Sie immer die Kompatibilität mit Ihrer Dolibarr-Version.

19. Sicherheitsüberlegungen für Kundendaten

  • Verwenden Sie immer HTTPS

  • Aktivieren von Überwachungsprotokollen

  • Schulen Sie Benutzer darin, vertrauliche Listen nicht extern zu exportieren oder weiterzugeben.

20. Fazit: Einfachheit und Sicherheit in Einklang bringen

Dank durchdachter Konfiguration ermöglicht Dolibarr Ihnen, Vertriebsmitarbeiter auf die ihnen zugewiesenen Kunden zu beschränken und dabei nur die ERP-Kernfunktionen zu nutzen. Die Vorteile umfassen erhöhte Sicherheit, ein besseres Benutzererlebnis und die Einhaltung von Data-Governance-Standards. Halten Sie dieses Setup mit regelmäßigen Audits, Onboarding-Routinen und Schulungen aufrecht, damit Ihre CRM-Daten sicher und effektiv bleiben.