Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Die Rolle von Dritten bei Dolibarr verstehen

  3. Einrichten von Kunden- und Lieferantenmodulen

  4. Erstellen und Verwalten von Kundendatensätzen

  5. Verwalten von Lieferantenaufzeichnungen und -daten

  6. Anpassen von Kunden- und Lieferanteninformationen

  7. Kategorisieren und Segmentieren von Drittanbietern

  8. Kontakte und Rollen zuweisen

  9. Verfolgung von Interaktionen und Kommunikation

  10. Verknüpfen von Drittparteien mit Geschäftsdokumenten

  11. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung für Kunden

  12. Bestellungen und Lieferantenzahlungen

  13. Verwalten von Rabatten, Kreditlimits und Finanzregeln

  14. Überwachung der Kunden- und Lieferantenaktivität

  15. Exportieren und Importieren von Kunden-/Lieferantendaten

  16. Verwenden von Statistiken und Berichten von Drittanbietern

  17. Zugriffsrechte und Sicherheit für sensible Daten

  18. Integration mit CRM, Buchhaltung und anderen Modulen

  19. Best Practices für das Kunden- und Lieferantenmanagement

  20. Fazit

1. Einleitung

Dolibarr ERP/CRM bietet eine flexible Plattform für die Verwaltung aller Aspekte eines Unternehmens, von Vertrieb über Logistik bis hin zu Finanzen. Im Mittelpunkt der Geschäftslogik steht das Konzept der Drittparteien – Einheiten, die als Kunden, Lieferanten oder beides klassifiziert werden. Ein effektives Management dieser Drittparteien ist der Schlüssel zu erfolgreichen CRM-, Einkaufs- und Finanzgeschäften.

In diesem umfassenden Handbuch erfahren Sie, wie Sie Kunden und Lieferanten in Dolibarr verwalten. Dabei wird alles detailliert beschrieben, von der Dateneingabe bis hin zur Kommunikationsverfolgung und Finanzberichterstattung.

2. Die Rolle Dritter bei Dolibarr verstehen

Bei Dolibarr bezieht sich „Dritte“ auf jede externe Organisation oder Person, mit der Sie Geschäfte tätigen. Diese Entitäten werden wie folgt definiert:

  • Kunden: Organisationen oder Einzelpersonen, an die Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen.

  • Lieferanten: Unternehmen, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen kaufen.

  • Beide: Entitäten, die eine Doppelrolle spielen.

Durch die effiziente Verwaltung dieser Beziehungen innerhalb von Dolibarr werden konsistente und nachvollziehbare kommerzielle Arbeitsabläufe gewährleistet.

3. Einrichten von Kunden- und Lieferantenmodulen

Bevor Sie Drittanbieter verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Module aktiv sind.

  1. Navigieren Home > Setup > Module/Anwendungen.

  2. Aktivieren Sie:

    • Dritten

    • Kunden (falls nicht enthalten)

    • Lieferanten

    • Kontakte/Adressen

Sobald es aktiviert ist, werden im linken Menü Links zur separaten Verwaltung von Kunden und Lieferanten angezeigt.

4. Erstellen und Verwalten von Kundendatensätzen

So erstellen Sie einen Kunden:

  1. Gehe zu Dritte > Neue Dritte.

  2. Ergänze:

    • Firmenname oder Name der Person

    • Status: Kunde, Interessent oder beides

    • Adresse und Kontaktdaten

    • Standardwährung, Preisniveau und Bedingungen

Sie können einen Vertriebsmitarbeiter und Zahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage netto) zuweisen. Nach der Erstellung können Sie auf das Dashboard des Kunden zugreifen.

Verwalten Sie über das Dashboard:

  • Kontakte und Mitarbeiter

  • Angebote und Bestellungen

  • Rechnungen und Sendungen

  • Kundennotizen und Dokumente

5. Verwaltung von Lieferantenaufzeichnungen und -daten

Der Prozess der Lieferantenerstellung spiegelt den der Kunden wider:

  1. Gehe zu Dritte > Neue Dritte.

  2. Wähle aus Lieferanten Box.

Füllen Sie die lieferantenspezifischen Angaben aus:

  • Abrechnungscode

  • Einkaufskategorien

  • Zahlungskonditionen

  • UID- Nr.

Verwenden Sie den Lieferantendatensatz, um Bestellungen zu erstellen, Rechnungen einzugeben und den Produktempfang zu verfolgen.

6. Kunden- und Lieferanteninformationen anpassen

Dolibarr ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Felder:

  • Navigieren Setup > Wörterbücher > Zusätzliche Felder

  • Fügen Sie Felder für Branche, Unternehmensgröße oder benutzerdefinierte Tags hinzu

Sie können auch Dropdown-Listen und Datumsauswahlfelder für die strukturierte Dateneingabe erstellen.

7. Kategorisierung und Segmentierung von Drittanbietern

Segmentierung verbessert die Berichterstattung und das Targeting. Sie können:

  • Weisen Sie jedem Drittanbieter eine oder mehrere Kategorien zu

  • Filtern Sie Listen nach Kategorie (z. B. VIP-Kunden, strategische Anbieter)

  • Verwenden Sie Farben oder Tags zur schnellen Identifizierung

Kategorien einrichten über Setup > Wörterbücher > Drittanbieterkategorien.

8. Kontakte und Rollen zuweisen

Jedem Kunden oder Lieferanten können mehrere Kontakte zugeordnet sein:

  • Kontakte mit Rollen (Manager, Finanzen, Einkauf) anlegen

  • E-Mail- und Telefondetails festlegen

  • Definieren Sie, ob sie Dokumente (Rechnungen, Bestellungen) erhalten

Diese Funktion ermöglicht eine detaillierte Kontrolle der Kommunikation.

9. Verfolgung von Interaktionen und Kommunikationen

Verwenden Sie das Agenda Modul zum Protokollieren von Anrufen, Besprechungen und Nachverfolgungen. Verknüpfen Sie diese Ereignisse mit dem Kunden oder Lieferanten.

  • Aufgaben manuell oder automatisch über Module protokollieren

  • Fügen Sie Notizen und Anhänge zu Ereignissen hinzu

  • Legen Sie Erinnerungen für Nachverfolgungen fest

Dadurch wird eine historische Zeitleiste des Beziehungsmanagements erstellt.

10. Verknüpfung von Dritten mit Geschäftsdokumenten

Jeder Dritte ist mit Dokumenten verknüpft wie:

  • Vorschläge

  • Bestellungen

  • Rechnungen

  • Sendungen

Beim Erstellen müssen Sie den zugehörigen Kunden oder Lieferanten auswählen. Dolibarr füllt Kontakt- und Zahlungsinformationen automatisch anhand der Drittanbieterdaten aus.

11. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung für Kunden

Sobald ein Verkauf bestätigt ist:

  • Erstellen Sie Rechnungen aus Angeboten oder Bestellungen

  • Definieren Sie Mehrwertsteuer, Rabatte und Zahlungspläne

  • Zahlungen erfassen und Belege erstellen

Dolibarr verfolgt offene Salden und überfällige Rechnungen. Für überfällige Rechnungen können automatische Erinnerungen konfiguriert werden.

12. Bestellungen und Lieferantenzahlungen

Generieren Sie aus einem Lieferantendatensatz:

  • Kaufanfragen

  • Kauforder

  • Lieferantenrechnungen

Du kannst auch:

  • Artikel ins Lager aufnehmen

  • Lieferantenzahlungen erfassen

  • Transaktionen mit Ihren Bankkonten abgleichen

13. Verwaltung von Rabatten, Kreditlimits und Finanzregeln

Jeder Kunde/Lieferant kann haben:

  • Standard-Rabattsätze

  • Kreditlimits

  • Besondere Steuerregeln

Konfigurieren Sie diese unter der Registerkarte „Finanzen von Drittanbietern“. Kreditlimits helfen, übermäßige Kreditrisiken bei Verkaufsprozessen zu vermeiden.

14. Überwachung der Kunden- und Lieferantenaktivitäten

Zu den Dashboards von Dolibarr gehören:

  • Gesamtumsatz pro Kunde

  • Ausstehende Zahlungen

  • Lieferperformance der Lieferanten

Verwenden Sie integrierte Berichte, um:

  • Bewerten Sie die Kundenrentabilität

  • Vergleichen Sie die Preise und Zuverlässigkeit der Lieferanten

15. Exportieren und Importieren von Kunden-/Lieferantendaten

So importieren Sie:

  • Nutzen Sie Extras > Importieren und ausgewählte Drittparteien

  • Ordnen Sie CSV-Felder der Dolibarr-Struktur zu

  • Vorschau und Bestätigung

So exportieren Sie:

  • Verwenden Sie das Export Werkzeug zum Auswählen von Feldern

  • Generieren Sie CSV- oder Excel-Dateien für Marketing oder Analysen

16. Verwendung von Statistiken und Berichten Dritter

Gehe zu Dritte > Statistiken zum Anzeigen:

  • Monatliche Verkaufssummen

  • Anzahl Neukunden

  • Aufschlüsselung der Lieferantenkosten

Sie können nach Zeitraum, Region oder Vertreter filtern.

Erweiterte Berichte können mit externen Modulen oder Datenbankabfragen hinzugefügt werden.

17. Zugriffsrechte und Sicherheit sensibler Daten

Dolibarr ermöglicht einen strikt rollenbasierten Zugriff:

  • Beschränken Sie, wer Dritte anzeigen, bearbeiten oder löschen kann

  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf Finanzdaten oder Kontakte

  • Verwenden Sie Überwachungsprotokolle, um Änderungen zu verfolgen

Auf vertrauliche Informationen sollte nur autorisiertes Personal zugreifen können.

18. Integration mit CRM, Buchhaltung und anderen Modulen

Daten von Drittanbietern werden modulübergreifend integriert:

  • CRM: zum Verfolgen von Leads und Kampagnen

  • Buchhaltung: zum Erstellen von Journaleinträgen und Hauptbüchern

  • Inventar: Zur Zuordnung von Lieferanten zu Artikeln

Die Datenkonsistenz zwischen den Modulen gewährleistet ein einheitliches Geschäftssystem.

19. Best Practices für das Kunden- und Lieferantenmanagement

  • Halten Sie Ihre Daten sauber und aktuell

  • Weisen Sie jedem Drittanbieter interne Eigentümer zu

  • Verwenden Sie Kategorien zur Segmentierung

  • Dokumente (Verträge, Zertifikate) an Profile anhängen

  • Überprüfen Sie inaktive Konten regelmäßig

Eine gut gepflegte Datenbank von Drittanbietern unterstützt jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs.

20. Fazit

Die Verwaltung von Kunden und Lieferanten in Dolibarr geht weit über das einfache Kontaktmanagement hinaus. Mit leistungsstarken Tools für Segmentierung, Kommunikation, Rechnungsstellung und Analyse ermöglicht Dolibarr umfassendes Beziehungsmanagement auf einer einzigen Plattform. Durch die effektive Nutzung der Funktionen können Sie Abläufe optimieren, die Servicequalität verbessern und die Entscheidungsfindung optimieren.