Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung

  2. Warum benutzerdefinierte Berichte in Dolibarr wichtig sind

  3. Integrierte Berichtsfunktionen in Dolibarr

  4. Die Dolibarr-Datenstruktur verstehen

  5. Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen für Berichte

  6. Arten von benutzerdefinierten Berichten, die Sie erstellen können

  7. Verwenden integrierter Exportfunktionen (CSV, XLS)

  8. Erstellen von Berichten mit dem benutzerdefinierten Berichtsmodul von Dolibarr

  9. Erstellen von Berichten mit SQL Builder (keine Codierung erforderlich)

  10. Verwenden externer Tools: LibreOffice, Excel, Google Sheets

  11. Automatisieren der Berichterstellung mit geplanten Aufgaben

  12. Kombinieren mehrerer Module in einem Bericht

  13. Handhabung von Filtern und Parametern für dynamische Berichte

  14. Daten mit Diagrammen und Grafiken visualisieren

  15. Verwalten und Freigeben benutzerdefinierter Berichte

  16. Exportieren benutzerdefinierter Berichte für die Buchhaltung oder Compliance

  17. Häufige Anwendungsfälle: Vertrieb, Inventar, Projekte, Personalwesen

  18. Erweiterte Optionen mit PHP und benutzerdefinierten Modulen (optional)

  19. Best Practices für die benutzerdefinierte Berichtsgestaltung

  20. Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Business Intelligence

1. Einleitung

Dolibarr ERP/CRM ist eine leistungsstarke Open-Source-Plattform, die kleine und mittlere Unternehmen bei der Verwaltung von Vertrieb und Rechnungsstellung bis hin zu Lagerbestand und Personalwesen unterstützt. Die Standardoberfläche bietet zwar zahlreiche integrierte Berichte, doch viele Benutzer benötigen später individuellere Einblicke. Ob Verkaufsleistungs-Dashboard, Lagerbewegungsprotokoll oder Kundenaktivitätsbericht – benutzerdefinierte Berichte sind die Lösung.

Dieser Artikel führt Sie durch alle Tools und Techniken, mit denen Sie benutzerdefinierte Berichte in Dolibarr erstellen können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Am Ende verfügen Sie über ein praktisches, strategisches Verständnis dafür, wie Sie Dolibarr zu Ihrer Business-Intelligence-Zentrale machen.

2. Warum benutzerdefinierte Berichte in Dolibarr wichtig sind

Jedes Unternehmen ist anders. Die für Sie wichtigen Kennzahlen und KPIs sind möglicherweise nicht in den Standardberichten von Dolibarr enthalten. Benutzerdefinierte Berichte ermöglichen Ihnen:

  • Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Daten

  • Kombinieren Sie Informationen aus mehreren Modulen

  • Exportieren Sie Daten in den Formaten, die Ihr Buchhalter oder Ihr Management benötigt

  • Automatisieren Sie wiederkehrende Berichte für Teams

  • Treffen Sie schneller datenbasierte Entscheidungen

Durch benutzerdefinierte Berichte wird Dolibarr von einem Aufzeichnungstool in ein strategisches Entscheidungssystem umgewandelt.

3. Integrierte Berichtsfunktionen in Dolibarr

Dolibarr wird mit mehreren Standardberichten geliefert:

  • Umsatz und Rechnungen

  • Unbezahlte Kundensalden

  • Lagerbestände und -bewegungen

  • Anwesenheits- und Gehaltsprotokolle der Mitarbeiter

  • Projektaufgabenverfolgung

Diese Berichte sind über die jeweiligen Module zugänglich und enthalten oft Filter und Sortieroptionen. Sie sind zwar nützlich, beantworten aber möglicherweise keine spezifischeren oder komplexeren Geschäftsfragen.

4. Die Dolibarr-Datenstruktur verstehen

Bevor Sie einen Bericht erstellen, müssen Sie verstehen, wie Dolibarr stores Daten:

  • Jedes Modul entspricht einer oder mehreren Tabellen in der Datenbank.

  • Tabellen haben Fremdschlüssel, die Kunden, Rechnungen, Produkte usw. verbinden.

  • Dolibarr verwendet ein Präfixsystem (z. B. llx_product, llx_societe, llx_facture)

Die Kenntnis der Beziehungen zwischen Modulen hilft beim Erstellen genauer Berichte – insbesondere bei der Verwendung SQL-basierter Tools.

5. Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen für Berichte

Nur Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können benutzerdefinierte Berichte anzeigen oder erstellen. Administratoren können berichtsspezifische Rechte erteilen, indem sie Folgendes aufrufen: Setup > Benutzer & Gruppen > Berechtigungen

Stelle sicher:

  • Sensible Daten sind nur für autorisierte Benutzer zugänglich

  • Exportrechte sind je nach Rolle eingeschränkt

  • Berichte geben vertrauliche Informationen nicht unbeabsichtigt preis

6. Arten von benutzerdefinierten Berichten, die Sie erstellen können

Benutzerdefinierte Berichte können eine Vielzahl von Anwendungsfällen abdecken:

  • Berichte über die Verkäufe: nach Produkt, nach Region, nach Verkäufer

  • Kundenberichte: aktive vs. inaktive Kunden, durchschnittliche Rechnungshöhe

  • Lagerbestand: Lagerrotation, Warnungen bei niedrigem Lagerbestand, Lagerverfolgung

  • Finanzen: monatlicher Cashflow, Fälligkeitstermine der Forderungen, Zahlungsprognosen

  • HR: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsguthaben, Vertragslaufzeiten

  • Projekte: erfasste Stunden, Budget vs. tatsächlich

7. Verwenden integrierter Exportfunktionen (CSV, XLS)

Die meisten Dolibarr-Listen (Rechnungen, Produkte, Kunden) enthalten eine Export Schaltfläche. Damit können Sie:

  • Auswählen der einzuschließenden Felder

  • Filter vor dem Exportieren setzen

  • Laden Sie das CSV- oder Excel-Format herunter

Nach dem Export können Sie mithilfe von Pivot-Tabellen oder Formeln Berichte in Excel, LibreOffice Calc oder Google Sheets erstellen.

8. Erstellen von Berichten mit dem benutzerdefinierten Berichtsmodul von Dolibarr

Dolibarr beinhaltet eine Reports Mit diesem Modul können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Abfragen definieren und speichern. So verwenden Sie es:

  1. Gehe zu Startseite > Berichte

  2. Wählen Sie eine Kategorie (Verkäufe, Produkte usw.)

  3. Verwenden Sie Filter und Kriterien, um Ergebnisse zu generieren

  4. Speichern Sie den Bericht mit einem Namen und Zugriffsrechten

Dies bietet zwar keine erweiterten Visualisierungen, stellt jedoch solide tabellarische Zusammenfassungen für den internen Gebrauch bereit.

9. Erstellen von Berichten mit SQL Builder (keine Codierung erforderlich)

Für Benutzer, die mit Datenbankstrukturen, aber nicht mit PHP vertraut sind, unterstützt Dolibarr SQL-Berichte direkt:

  • Navigieren Startseite > Tools > SQL-Berichte

  • Schreiben Sie Ihre SQL-Abfrage

  • Test- und Vorschauergebnisse

  • Speichern und mit anderen Benutzern teilen

Dies eignet sich perfekt zum Erstellen komplexer Berichte mit mehreren Tabellen, beispielsweise „Top 10 der Kunden mit seit über 90 Tagen unbezahlten Rechnungen“.

10. Verwenden externer Tools: LibreOffice, Excel, Google Sheets

Für flexible Berichte und Visualisierungen exportieren Sie Ihre Dolibarr-Daten und arbeiten extern. Beispiel-Workflows:

  • Stellen Sie über ODBC/JDBC eine Verbindung zur Dolibarr-Datenbank her (für fortgeschrittene Benutzer)

  • Verwenden Sie Skripte oder Cron-Jobs, um täglich Daten zu exportieren

  • Mit Plugins für Live-Dashboards in Google Sheets laden

Dieser hybride Ansatz ermöglicht eine umfassende Anpassung, ohne Dolibarr direkt zu ändern.

11. Automatisieren der Berichterstellung mit geplanten Aufgaben

Dolibarr unterstützt Cron-Jobs für Routineaufgaben. Sie können:

  • Planen Sie tägliche Exporte von Berichtsdaten

  • E-Mail-Berichte an ausgewählte Benutzer

  • Ausführen von SQL-Abfragen und Übertragen der Ausgabe in Dateien

Nutzen Sie Setup > Tools > Geplante Aufgaben zur Definition der Automatisierung. Kombinieren Sie mit Shell-Skripten für vollständige Berichtspipelines.

12. Mehrere Module in einem Bericht kombinieren

Möchten Sie wissen, wie Verkäufe mit Lagerbeständen oder Kunden mit Zahlungen verknüpft sind? Verwenden Sie SQL-Joins oder exportieren Sie Daten aus:

  • llx_facture für Rechnungen

  • llx_commande for orders

  • llx_stock_mouvement für Bestandsänderungen

  • llx_societe für Kunden

Durch die Kombination dieser Daten können Sie umfassende Ansichten wie etwa „Kundenrentabilität pro Produktkategorie“ erstellen.

13. Umgang mit Filtern und Parametern für dynamische Berichte

Erwägen Sie beim Erstellen benutzerdefinierter Abfragen das Hinzufügen von Parametern:

  • Datumsbereiche (WHERE date >= 'YYYY-MM-DD')

  • Produktkategorien oder Kundentypen

  • Regional- oder Verkäuferfilter

Durch dynamisches Filtern wird die Wiederverwendbarkeit von Berichten in unterschiedlichen Kontexten oder Zeiträumen verbessert.

14. Daten mit Diagrammen und Grafiken visualisieren

Dolibarr selbst bietet eingeschränkte Charting-Funktionen. Für eine bessere Darstellung:

  • Export nach Excel oder Google Sheets

  • Verwenden Sie Pivot-Tabellen und Diagramme

  • Importieren Sie CSV in Tools wie Tableau oder Power BI

Für Entwickler ist auch die Integration mit Bibliotheken wie Chart.js in benutzerdefinierte Dolibarr-Module möglich.

15. Verwalten und Freigeben benutzerdefinierter Berichte

Halten Sie Berichte organisiert:

  • Verwenden Sie klare, beschreibende Namen

  • Dokumentfilter und Logik in Kommentaren oder Notizen

  • Speichern Sie freigegebene Berichte in einem gemeinsamen Verzeichnis oder Dashboard-Modul

Um den Zugriff auf vertrauliche Daten einzuschränken, können Sie Benutzergruppen Sichtbarkeitsrechte zuweisen.

16. Exportieren von benutzerdefinierten Berichten für die Buchhaltung oder Compliance

Französische Unternehmen benötigen möglicherweise Berichte in folgenden Formaten:

  • FEC-Dateien (Fichier des Écritures Comptables)

  • Jahresabschlussberichte

  • Steuerprüfungen

Das Buchhaltungsmodul von Dolibarr unterstützt einige Exporte, aber benutzerdefinierte SQL-Berichte können spezielle Anforderungen wie Analysen auf Segmentebene ergänzen.

17. Häufige Anwendungsfälle: Vertrieb, Inventar, Projekte, Personalwesen

Verkauf:

  • Monatlicher Umsatz nach Kunde

  • Gewinn-/Verlustverhältnis nach Verkäufer

Lagerbestand:

  • Tägliche Bestandsschwankungen

  • Produktmarge nach Lager

Projekte:

  • Protokollierte Stunden pro Berater

  • Budget vs. tatsächlich aufgewendete Zeit

HR:

  • Abwesenheit nach Abteilung

  • Gehaltsentwicklung nach Vertragsart

18. Erweiterte Optionen mit PHP und benutzerdefinierten Modulen (optional)

Wenn Sie technisch versiert sind oder über Entwicklerunterstützung verfügen, kann Dolibarr mit benutzerdefinierten Modulen erweitert werden:

  • Verwenden Sie PHP zum Generieren von Dashboards

  • Erstellen Sie exportierbare Excel-Dateien mit TCPDF oder PhpSpreadsheet

  • Erstellen Sie Echtzeitdiagramme mit eingebettetem JavaScript

Dies ist für die meisten Benutzer nicht erforderlich, bietet aber unbegrenzte Flexibilität für benutzerdefinierte KPIs.

19. Best Practices für benutzerdefiniertes Berichtsdesign

  • Validieren Sie Ihre Datenquellen vor dem Erstellen

  • Berichte zielgerichtet und umsetzbar gestalten

  • Verwenden Sie konsistente Feldnamen und Beschriftungen

  • Dokumentieren Sie die verwendeten Annahmen und die Logik

  • Testberichte mit Randfällen (z. B. keine Verkäufe, neue Kunden)

20. Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Business Intelligence

Dolibarr ist mehr als ein ERP-System – es bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Mit den integrierten Tools, SQL-Berichten, externen Integrationen und Automatisierungsfunktionen kann jeder leistungsstarke, benutzerdefinierte Berichte erstellen, ohne programmieren zu müssen. Mit klaren Zielen, ein wenig Struktur und der richtigen Nutzung seiner Funktionen wird Dolibarr zu einem strategischen Vorteil und hilft Ihnen, Rohdaten in intelligente Geschäftsentscheidungen umzuwandeln.